Как правильно вести переговоры с вендорами?

При покупке ИТ-продукции и услуг наилучшая цена часто уступает место наиболее выгодной сделке.

Это значит, считает ИТ-консультант Билл Пелдзас, что получение самой низкой цены еще недостаточно для достижения цели, если в ИТ-контракт не включено все, что вам требуется в течение всего времени. Удобный момент для получения ценных дополнений - это самый разгар переговоров, а не их окончание, когда все бумаги подписаны и вендор-"победитель" уходит из вашего офиса.

"Целью переговоров является достижение выгодного соглашения, а вовсе не "разгром" вашего оппонента, - считает Пелдзас. - Процесс проведения запроса на предложения всегда должен привести вас в итоге к выбору между двумя вендорами. И этот процесс становится все более интересным".

На конференции TechTarget Storage Decisions, проходившей на этой неделе в Нью-Йорке, Пелдзас прокомментировал свою точку зрения. Он провел презентацию на тему "Покупка систем хранения данных - То, что вендоры не хотят, чтобы вы знали".

Лучший способ "проникнуть" в процесс, полагает он, это иметь как можно больше информации о нуждах своей компании. Точно зная, что вам необходимо, вы лучше будете знать, о чем спрашивать во время всей подготовки детального запроса на получение предложений (RFP), а затем во время проведения переговоров, когда в итоге вы сократите количество кандидатов до двух.

Главным моментом формирования RFP до того, как начнется заключительная часть переговоров, является требование установления цены на отдельные позиции с тем, чтобы вы смогли увидеть, что сколько стоит. По мнению Пелдзаса, это крайне важно, поскольку вы сможете сравнить цены разных вендоров, и у вас будет более обширное поле для переговоров. "И это все о цене?", - спросите вы. "Нет, это о том, что может облегчить вам жизнь после того, как вы заключите сделку", - отвечает Пелдзас.

Когда дело доходит до выбора между двумя вендорами, у вас будет больше возможностей для заключения наиболее выгодной сделки. Возможно, это не повлияет на снижение цены, но это именно то время, когда вы можете получить то, что, вероятно, окажется вам полезным в дальнейшем.

Итак, о чем же нужно спрашивать? Что вендоры не собираются включать в контракт, но о чем все равно стоит спросить?

Вот некоторые советы Билла Пелдзаса:

• Задавайте короткие, определенные вопросы о том, что они делают, и что предлагают по какой цене. Если ваши вопросы слишком пространны, ответы тоже будут чересчур размытыми. Задавайте вопросы, на которые можно ответить "да" или "нет", и если вендоры не могут дать простой ответ, задавайте им эти вопросы еще раз, пока не получите нужную для принятия решения информацию.
• Расскажите потенциальным вендорам с самого начала о процессе RFP, и что если у них есть вопросы или комментарии, они должны обращаться только к вам. Это поможет контролировать процесс переговоров и дальше. Иногда вендор может попытаться "перепрыгнуть через вашу голову". Скажите ему, что это не пройдет. Объясните, что если они контактируют в вашей компании с кем-то еще, то их компания будет немедленно снята с рассмотрения. Это поможет вам сохранить контроль и уверенность во время всего процесса ведения переговоров.
• Предоставьте вендорам подробную физическую схему вашей ИТ-архитектуры, чтобы они могли увидеть, что у вас есть в наличии, что вы используете и что вам необходимо. Затем вы можете посмотреть, как сделанное ими предложение соответствует этой архитектуре, и определить, подходит ли такое оборудование вашим ИТ-системам.
• Попросите вендора предоставить вам на несколько месяцев специалиста по технической поддержке, пока ваш персонал не освоит новый продукт или услугу. Это пример такого дополнения, которое поможет ускорить процесс переговоров, а стоить вендору будет всего ничего.
• Также стоит попросить вендора включить в предложенный контракт несколько лет технической поддержки.
• Вставьте пункт о штрафах/возвратах, а также о предоставлении пробной версии для того, чтобы защитить свою компанию в случае, если продукция вендора работает не так, как это было обещано в рекламе. Вендоры не предполагают, что такой пункт будет, но вы обязательно должны его включить.
• Просите, чтобы все было оформлено в письменном виде: требования к ходу исполнения, гарантии стабильной работы, денежные штрафы и т.д. "Они обязательно это подпишут, - уверен Пелдзас. - Им нужна эта сделка".
• Спросите вендоров, выкупят ли они ваше старое оборудование, чтобы вы могли получить за него деньги и передать им вышедшую из строя технику. "Обязательно задайте этот вопрос", - рекомендует Пелдзас.
• Старайтесь планировать процесс приобретения оборудования на конец финансового квартала или года вендоров, чтобы у них был стимул предложить вам наиболее выгодную сделку.
• Никогда не сообщайте вендорам точную сумму своего бюджета на данный проект, советует Пелдзас. Если они интересуются этим вопросом, предоставьте им широкий диапазон, к примеру, от 750 тыс. долл. до 4 млн. долл., с тем, чтобы они не смогли подстроить свое предложение под существующий бюджет.
• Спросите, установит ли вендор дополнительные мощности для купленного оборудования бесплатно, при условии, что вы заплатите им позже по требованию. Такой подход, который называется "pay-as-you-grow", очень популярен. Он означает, что вендору не надо потом возвращаться к контракту, чтобы добавить еще какую-то сумму. "Вендоры очень любят этот пункт", - считает Пелдзас.
• Для будущих покупок запрашивайте те же самые ценовые условия в рамках контракта. Это означает, что если вы захотите потом приобрести еще один сервер или дополнительное оборудование, вы получите его по цене, не превышающей ту, которая указана в первоначальном контракте. Если цены повышаются, вы защищены, а если они снижаются, вы получите более низкую цену. Как вы считаете, предложит ли вендор вам такую услугу, если вы ни о чем не спрашиваете? Подумайте об этом.
• Возьмите себе трехнедельный "тайм-аут" перед проведением финальных переговоров затем, чтобы у двух оставшихся вендоров было время получить необходимое одобрение окончательных контрактных требований.
• Спросите, есть ли рекомендации и попросите предъявить их. Возможно, вы сомневаетесь, ведь это вендор выбрал их, но не стоит переживать. "Рекомендации - это огромное подспорье, если вы задаете правильные вопросы, - говорит Пелдзас. - Самое главное, что они настоящие".
• Расскажите вендорам, что вы собираетесь сделать и что хотите решить. Поделитесь с ними вашими насущными проблемами, чтобы разрешить их в ходе вашей совместной деятельности.
• Помните, что только из-за того, что вы подробно спрашиваете обо всем вышеперечисленном, вы вряд ли все получите. "Но если вы не задаете никаких вопросов, вы не сможете получить утвердительный ответ", - заключает Пелдзас.